Wann und bis wann eine Rechnung nötig ist
Bei Leistungen an andere Unternehmen für deren Unternehmen besteht grundsätzlich Rechnungspflicht, ebenso in weiteren gesetzlichen Fällen. Je nach Umsatzart gelten unterschiedliche Ausstellungsfristen, insbesondere bei grenzüberschreitenden Geschäften. Die aktuellen Fristen erläutert das USP. Bei Barzahlungen ist außerdem die eigenständige Belegerteilungspflicht zu beachten.
Weiterführend: USP: Rechnung und Ausstellungsfristen
Angaben für eine vollständige Rechnung
- Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger.
- Menge und Bezeichnung der Ware beziehungsweise Art und Umfang der Leistung.
- Lieferdatum oder Leistungszeitraum sowie Ausstellungsdatum.
- Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag oder ein entsprechender Befreiungshinweis.
- Einmalig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer.
- UID des Ausstellers, soweit nach den gesetzlichen Voraussetzungen erforderlich.
Je nach Rechnungsbetrag und gesetzlichen Voraussetzungen kann zusätzlich die Empfänger-UID erforderlich sein. Die aktuellen Betragsgrenzen und Einzelheiten findest du beim USP. Die gewöhnliche Steuernummer ist keine allgemeine Pflichtangabe nach § 11 UStG.
Weiterführend: USP: Formerfordernisse einer Rechnung · USP: Rechnung und Ausstellungsfristen
Vereinfachte Rechnung und Kleinunternehmer
Bei dafür zulässigen Umsätzen kann innerhalb der jeweils geltenden Betragsgrenze eine Kleinbetragsrechnung genügen. Die aktuelle Grenze und die Ausnahmen findest du beim USP. Aussteller, Leistungsbeschreibung, Leistungsdatum und Ausstellungsdatum bleiben nötig. Empfängerangaben, Nummer und UID können entfallen; bei steuerpflichtigen Umsätzen genügt statt getrennter Beträge der Bruttobetrag mit Steuersatz.
Umsatzsteuerbefreite Kleinunternehmen dürfen diese Vereinfachung seit 2025 unabhängig vom Rechnungsbetrag nutzen. Sie weisen keine Umsatzsteuer aus. Ein verständlicher Hinweis auf die Befreiung ist sinnvoll; die rechtliche Einordnung hängt nicht von einer exakt vorgegebenen Formulierung ab. Ausnahmen von der Vereinfachung sind insbesondere bei bestimmten grenzüberschreitenden Umsätzen zu prüfen.
Weiterführend: USP: Vereinfachte Rechnungslegung · WKO: Kleinunternehmerregelung
Schreiben ist nicht dasselbe wie Bezahltwerden
Prüfe Leistung, Betrag und Empfänger vor dem Versand. Verfolge anschließend die Zahlung. In der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ist grundsätzlich der Geldfluss maßgeblich, nicht allein die Ausstellung der Rechnung. Sonderregeln können abweichen.
Eine Berichtigung kann mit eindeutigem Bezug auf die ursprüngliche Rechnung erfolgen. Storno und Neuausstellung sind nicht für jeden Fehler der einzig zulässige Weg. Bereits versandte Belege solltest du nicht unbemerkt überschreiben. Automatische Nummerierung hilft, ersetzt aber nicht die Kontrolle des Vorgangs.
Weiterführend: USP: Einnahmen-Ausgaben-Rechnung · BMF: Umsatzsteuerrichtlinien zur Rechnungsberichtigung
Rechnungen aufbewahren
Für Rechnungen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Die aktuell maßgebliche Frist und ihren Beginn erläutert das USP; für bestimmte Unterlagen und laufende Verfahren kann eine längere Aufbewahrung erforderlich sein. Digitale Archivierung ist möglich, wenn die gesetzlichen Anforderungen an Wiedergabe und Verfügbarkeit erfüllt sind. Ein PDF-Ordner oder ein beliebiges Rechnungsprogramm ist deshalb nicht automatisch „revisionssicher“.
Weiterführend: USP: Aufbewahrungspflicht
So unterstützt dich MeineKleineFirma
Du kannst Rechnungsentwürfe mit Positionen und Rabatt speichern und eine PDF-Vorlage auswählen. Kontrolliere alle Angaben vor dem Versand. WORM-Archivierung ist eine gesonderte Funktion, kein pauschales Merkmal jeder Dateiablage. Für die Einrichtung führt dich die App durch die benötigten Unternehmensangaben.
Häufige Fragen
Darf ich eine Vorlage verwenden?
Ja. Entscheidend sind die korrekten Angaben, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung. Software kann unterstützen, nimmt dir die Verantwortung aber nicht vollständig ab.
Was tun bei falsch ausgewiesener Umsatzsteuer?
Unrichtiger Steuerausweis kann eine Steuerschuld auslösen. Prüfe eine nachvollziehbare Rechnungsberichtigung und die Auswirkungen im konkreten Fall; dabei helfen die Hinweise der Finanzverwaltung oder deine Steuerberatung.