Rechnung schreiben in Österreich
Welche Pflichtangaben gehören auf eine Rechnung, was gilt für Kleinbetrags- und Kleinunternehmer-Rechnungen, und ab wann lohnt sich ein Rechnungsprogramm? Diese Seite beantwortet alles — nach § 11 UStG, Stand 2026.
Wann musst du eine Rechnung ausstellen?
Umsatzsteuerlich bist du zur Rechnungsausstellung verpflichtet, wenn du Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen oder an juristische Personen erbringst. Auch bei Werklieferungen und Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück an Privatpersonen besteht Rechnungspflicht. Die Frist dafür: sechs Monate nach Ausführung des Umsatzes.
Gegenüber Privatkunden besteht sonst grundsätzlich keine umsatzsteuerliche Pflicht zur Rechnungsausstellung — üblich und sinnvoll ist sie trotzdem: ohne Rechnung kein sauberer Zahlungsnachweis und keine ordentliche EAR.
Pflichtangaben nach § 11 UStG
Damit deine Rechnung umsatzsteuerlich vollständig ist — und dein Kunde den Vorsteuerabzug nicht riskiert — müssen diese Angaben drauf:
- Name und Anschrift des liefernden oder leistenden Unternehmers
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Gegenstände bzw. Art und Umfang der Leistung
- Tag der Lieferung oder Zeitraum der Leistung
- Entgelt (Nettobetrag) und anzuwendender Steuersatz — bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf
- Auf das Entgelt entfallender Steuerbetrag
- Ausstellungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig vergeben wird
- UID-Nummer des Ausstellers (sofern du Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug ausführst)
- Bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto: zusätzlich die UID-Nummer des Leistungsempfängers
Fehlt eine Pflichtangabe, ist die Rechnung formell mangelhaft — dein Geschäftskunde kann dann die Vorsteuer nicht ziehen und wird die Rechnung reklamieren.
Rechnung schreiben Schritt für Schritt
Aussteller- und Empfängerdaten erfassen
Vollständiger Name und Anschrift deines Unternehmens sowie des Kunden. Ab 10.000 Euro brutto an Unternehmer: auch die UID des Empfängers abfragen und eintragen.
Leistung beschreiben
Menge und handelsübliche Bezeichnung bzw. Art und Umfang der Leistung — "Beratung" reicht nicht, "Konzeption Website-Relaunch, 12 Stunden" schon. Dazu Tag der Lieferung oder Leistungszeitraum.
Beträge und Steuersatz ausweisen
Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt ausweisen. Als Kleinunternehmer: keine USt, stattdessen der Hinweis "Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG."
Rechnungsnummer und Datum vergeben
Fortlaufend und einmalig — nie eine Nummer doppelt. Dazu das Ausstellungsdatum. Ein durchdachtes Schema (z. B. 2026-001) erspart dir später Chaos.
Zustellen, verbuchen, archivieren
PDF per E-Mail oder Papier per Post. Die Einnahme wandert in deine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung, eine Durchschrift oder Abschrift bleibt 7 Jahre im Archiv (§ 132 BAO).
Sonderfall 1: Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro
Für Rechnungen bis 400 Euro Gesamtbetrag (brutto) erlaubt § 11 Abs. 6 UStG eine vereinfachte Form — das klassische Beispiel ist der Kassenbon:
| Angabe | Vollrechnung | Kleinbetragsrechnung |
|---|---|---|
| Name + Anschrift Aussteller | Ja | Ja |
| Name + Anschrift Empfänger | Ja | Entfällt |
| Menge + Bezeichnung der Leistung | Ja | Ja |
| Tag/Zeitraum der Leistung | Ja | Ja |
| Entgelt + Steuerbetrag | Getrennt ausweisen | In einer Summe (Bruttobetrag) |
| Steuersatz | Ja | Ja |
| Ausstellungsdatum | Ja | Ja |
| Fortlaufende Nummer | Ja | Entfällt |
| UID-Nummer | Ja | Entfällt |
Die Vereinfachung gilt nicht für alle Umsätze — unter anderem innergemeinschaftliche Lieferungen und Umsätze mit Übergang der Steuerschuld (Reverse Charge) brauchen immer eine Vollrechnung.
Sonderfall 2: Kleinunternehmer-Rechnung ohne Umsatzsteuer
Bleibst du unter 55.000 Euro Jahresumsatz (Bruttogrenze), bist du Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG und stellst Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus. Statt Steuersatz und Steuerbetrag gehört der Hinweis auf die Steuerbefreiung auf die Rechnung:
Seit 1.1.2025 gibt es eine zusätzliche Erleichterung: Kleinunternehmer dürfen die vereinfachten Angaben der Kleinbetragsrechnung unabhängig vom Rechnungsbetrag nutzen (§ 11 Abs. 6 UStG) — der Hinweis auf die Steuerbefreiung muss aber immer drauf. Für Geschäftskunden empfiehlt sich trotzdem die Vollrechnung mit Empfängerdaten und Rechnungsnummer.
Alle Details zur Regelung, zur Toleranzgrenze und zum Optieren findest du auf unserer Seite Kleinunternehmerregelung.
Rechnungsnummern: fortlaufend und einmalig
§ 11 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Das Schema ist dir überlassen — 2026-001, RE-0042 oder eine eigene Serie pro Jahr, alles zulässig.
Lücken in der Nummerierung sind nicht ausdrücklich verboten. In der Betriebsprüfung führen sie aber regelmäßig zu Rückfragen: Eine fehlende Nummer sieht aus wie eine fehlende Rechnung — und damit wie nicht erklärter Umsatz. Wer die Nummern händisch in Word oder Excel vergibt, produziert früher oder später ein Duplikat oder eine Lücke. Ein Rechnungsprogramm mit automatischer, lückenloser Nummerierung nimmt dir dieses Risiko komplett ab.
Aufbewahrung: 7 Jahre Pflicht
Nach § 132 BAO musst du Bücher, Aufzeichnungen und die dazugehörigen Belege 7 Jahre aufbewahren — das umfasst eine Durchschrift oder Abschrift jeder Ausgangsrechnung genauso wie alle Eingangsrechnungen. Die Frist läuft ab Ende des Kalenderjahres, für das die Rechnung gilt.
Für Rechnungen im Zusammenhang mit Grundstücken gelten längere Fristen (22 Jahre, § 18 Abs. 10 UStG). Elektronische Archivierung ist zulässig, solange die Rechnungen vollständig, geordnet und inhaltlich unverändert wiedergegeben werden können.
- USt ausgewiesen, obwohl Kleinunternehmer — die Steuer wird dann kraft Rechnungslegung geschuldet (§ 11 Abs. 12 UStG).
- Leistungszeitraum vergessen — eine der häufigsten Beanstandungen bei Prüfungen.
- Rechnungsnummer doppelt vergeben oder Lücken in der Serie — Klassiker bei Word- und Excel-Vorlagen.
- KU-Hinweis fehlt — die Rechnung ist formell mangelhaft, Auftraggeber können sie zurückweisen.
- UID des Empfängers bei Rechnungen über 10.000 Euro brutto vergessen.
- Bereits zugestellte Rechnung nachträglich "editiert" statt storniert und neu ausgestellt.
Vorlage oder Rechnungsprogramm?
Ehrliche Antwort: Wenn du zwei, drei Rechnungen im Jahr schreibst, reicht eine saubere Word-Vorlage völlig. Ab regelmäßiger Rechnungsstellung kippt die Rechnung — im wahrsten Sinn:
| Kriterium | Word-/Excel-Vorlage | Rechnungsprogramm |
|---|---|---|
| Kosten | Kostenlos | Kostenlos bis ca. 25 Euro/Monat |
| Pflichtangaben nach § 11 UStG | Selbst prüfen, bei jeder Rechnung | Im Layout fest verankert |
| Rechnungsnummern | Händisch — Duplikate und Lücken passieren | Automatisch fortlaufend und lückenlos |
| KU-Hinweis / Steuersätze | Selbst daran denken | Automatisch je nach Status |
| Verbindung zur Buchhaltung | Keine — alles doppelt erfassen | Einnahme wird direkt in der EAR verbucht |
| Archivierung (7 Jahre) | Eigene Ordnerstruktur pflegen | Automatisch, revisionssicher |
| Überfällige Rechnungen | Selbst nachhalten | Status-Tracking und Mahnungen |
Der eigentliche Vorteil eines Rechnungsprogramms ist nicht die hübschere Rechnung — es ist die Zeit, die du nicht mit Nummern-Buchhaltung, Formatierungs-Gefrickel und Doppelerfassung verbringst.
Rechnungsprogramm für Österreich: Wie MeineKleineFirma dabei hilft
MeineKleineFirma ist als Rechnungsprogramm für österreichische Einzelunternehmer gebaut — § 11 UStG, Kleinunternehmerregelung und EAR sind keine Add-ons, sondern der Kern.
- Rechnung in 30 Sekunden: Kunde wählen, Positionen eintragen, fertig — alle Pflichtangaben sitzen automatisch.
- PDF im eigenen Branding: Logo und Farben, professionelles Layout ohne Formatierungs-Aufwand.
- Lückenlose Nummerierung: Rechnungsnummern werden automatisch fortlaufend und lückenlos vergeben — garantiert kein Duplikat.
- EAR gleich mitgebucht: Jede bezahlte Rechnung landet automatisch in deiner Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
- KU-Klausel automatisch: Als Kleinunternehmer trägt jede Rechnung den Pflichthinweis nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG.
- Status im Blick: Offen, bezahlt, überfällig — inklusive Mahnungen mit einem Klick.
FAQ
Was muss auf eine Rechnung in Österreich?
Die Pflichtangaben nach § 11 UStG: Aussteller, Empfänger, Menge und Bezeichnung der Leistung, Leistungsdatum bzw. -zeitraum, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer, UID des Ausstellers — und ab 10.000 Euro brutto die UID des Empfängers.
Was ist eine Kleinbetragsrechnung?
Eine Rechnung bis 400 Euro brutto (§ 11 Abs. 6 UStG). Empfängerdaten, fortlaufende Nummer und UID entfallen; Bruttobetrag plus Steuersatz genügen.
Wie schreibe ich als Kleinunternehmer eine Rechnung?
Ohne USt-Ausweis, mit dem Hinweis "Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 6 Abs. 1 Z 27 UStG". Seit 2025 darfst du zudem betragsunabhängig die vereinfachten Angaben der Kleinbetragsrechnung nutzen.
Müssen Rechnungsnummern lückenlos sein?
Gefordert ist "fortlaufend und einmalig vergeben". Lücken sind nicht per se verboten, sorgen bei der Betriebsprüfung aber für Rückfragen. Lückenlos ist die sichere Variante.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
7 Jahre nach § 132 BAO — Ausgangs- wie Eingangsrechnungen. Bei Grundstücken 22 Jahre.
Darf ich Rechnungen mit Word oder Excel schreiben?
Ja. Pflichtangaben, einmalige Nummern und die 7-Jahres-Archivierung musst du dann aber selbst sicherstellen — genau da passieren die typischen Fehler.
Was passiert bei falsch ausgewiesener Umsatzsteuer?
Ausgewiesene USt wird dem Finanzamt geschuldet — auch wenn du sie nicht ausweisen hättest dürfen (§ 11 Abs. 12 UStG). Korrigieren geht nur per Rechnungsberichtigung.
Deine nächste Rechnung: 30 Sekunden
Pflichtangaben, lückenlose Nummerierung, KU-Klausel und EAR-Verbuchung — MeineKleineFirma erledigt das automatisch. Kostenlos, solange du Kleinunternehmer bist.
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